Home
Kennis en Economie
Recht en Veiligheid
Europa
Jihad vs McWorld
E-government
   archief december 2005
archief mei 2005
archief april 2005
Nieuwe democratie
Columns
Politici
Overzicht thema`s
Verkiezingen
Tools
Het Belgenrapport
Nieuwsbrief
Colofon
Poldi.Net




Digitale duurzaamheid: niet wachten op het ei van Columbus
Gepost:     woensdag, 5 juni 2002, 18:00
Van:     < Karsjen Bos >
URL:     < http://www.pinkroccade.nl >

Ooit was archiveren eenvoudig. De komst van de computer en het toenemend belang van digitale documenten hebben het werk van de archivaris echter compleet overhoop gehaald. Welke elektronische documenten bewaren we? En moeilijker nog: hoe?

Het antwoord op de vraag wat te bewaren lijkt niet zo moeilijk. In de archiefwet staat omschreven welke A4'tjes in de papierversnipperaar kunnen, de rest gaat naar het archief. Die regels zijn ook van toepassing op digitale documenten. Maar daarmee zijn we er nog niet. Wat te doen met e-mail-correspondentie? Dat e-mails cruciaal kunnen zijn, bijvoorbeeld voor onderzoek naar het besluitvormingsproces rondom zaken als de vuurwerkramp in Enschede of het Srebrenica-drama, is evident. Toch worden e-mails meestal niet gearchiveerd. Omdat we ze zien als een afgeleide van het telefoongesprek. Vergeten wordt dat telefoongesprekken vaak schriftelijk worden bevestigd, maar e-mails niet.

Levende documenten
En dan is daar nog het feit dat digitale documenten meer 'leven' dan paperassen. Neem deze column. Voordat die op de site staat, wordt de eerste versie nog een paar keer aangepast. Bewaren we alleen de definitieve versie of ook het oorspronkelijke document? Allemaal vragen waar bedrijven en organisaties voorlopig nog geen antwoord op hebben. Hetzelfde geldt voor de vraag: hoe slaan we het op? Het klassieke voorbeeld van de archiefbestanden op grote 5,25 inch diskettes die geen enkele moderne computer meer leest, is bekend.

Omgevallen kaartenbakken
Ondertussen werkt het platform Digitale Duurzaamheid hard aan voorstellen voor oplossingen. En in de Record Management Conventie hebben ICT-leveranciers en belanghebbenden van de overheid zitting om te discussiŽren over mogelijke technische standaarden. Maar dat betekent niet dat politiek en overheid achterover kunnen leunen en wachten op definitieve oplossingen. Elektronische archieven zijn nu omgevallen kaartenbakken. Het opslaan van digitale informatie gaat nog wel, maar hoe vinden we het terug? Het elektronisch archief dijt uit en daarmee de chaos.

Inmiddels blijft de overheid zich vooral oriŽnteren. Van de ICT-wereld wil men de verzekering dat een cd-rom over honderd jaar nog te lezen valt. Maar daar zal geen ICT-bedrijf zijn vingers aan branden, want wie weet hoe de wereld er over honderd jaar uitziet? Wat dat betreft geldt nog steeds het oude credo van de Koninklijke Bibliotheek: we weten niet of we deze krant honderd jaar kunnen bewaren, maar we bewaren het wel.

Proefprojecten
Daarom: begin met proefprojecten op de departementen. Kies voor een bepaald pakket en richt je processen zo in dat een bestand met een klik op de knop wordt opgeslagen in het digitale archief van een departement. Natuurlijk verlies je authenticiteit als je in de toekomst oude documenten moet converteren naar nieuwe programmaversies. Maar dat nadeel weegt niet op tegen de groeiende chaos. Ministers en departementen willen een kant en klare oplossing, maar die is er op dit moment nog niet. Dus: begin in het klein en wacht niet tot hťt ei van Columbus is gelegd.