Ooit was archiveren eenvoudig. De komst van de
computer en het toenemend belang van digitale documenten hebben het
werk van de archivaris echter compleet overhoop gehaald. Welke
elektronische documenten bewaren we? En moeilijker nog: hoe?
Het antwoord op de vraag wat te bewaren lijkt niet zo moeilijk. In de
archiefwet staat omschreven welke A4'tjes in de papierversnipperaar
kunnen, de rest gaat naar het archief. Die regels zijn ook van
toepassing op digitale documenten. Maar daarmee zijn we er nog niet.
Wat te doen met e-mail-correspondentie? Dat e-mails cruciaal kunnen
zijn, bijvoorbeeld voor onderzoek naar het besluitvormingsproces rondom
zaken als de vuurwerkramp in Enschede of het Srebrenica-drama, is
evident. Toch worden e-mails meestal niet gearchiveerd. Omdat we ze
zien als een afgeleide van het telefoongesprek. Vergeten wordt dat
telefoongesprekken vaak schriftelijk worden bevestigd, maar e-mails
niet.
En
dan is daar nog het feit dat digitale documenten meer 'leven' dan
paperassen. Neem deze column. Voordat die op de site staat, wordt de
eerste versie nog een paar keer aangepast. Bewaren we alleen de
definitieve versie of ook het oorspronkelijke document? Allemaal vragen
waar bedrijven en organisaties voorlopig nog geen antwoord op hebben.
Hetzelfde geldt voor de vraag: hoe slaan we het op? Het klassieke
voorbeeld van de archiefbestanden op grote 5,25 inch diskettes die geen
enkele moderne computer meer leest, is bekend.
Ondertussen werkt het platform Digitale Duurzaamheid hard aan
voorstellen voor oplossingen. En in de Record Management Conventie
hebben ICT-leveranciers en belanghebbenden van de overheid zitting om
te discussiëren over mogelijke technische standaarden. Maar dat
betekent niet dat politiek en overheid achterover kunnen leunen en
wachten op definitieve oplossingen. Elektronische archieven zijn nu
omgevallen kaartenbakken. Het opslaan van digitale informatie gaat nog
wel, maar hoe vinden we het terug? Het elektronisch archief dijt uit en
daarmee de chaos.
Inmiddels blijft de overheid zich vooral oriënteren. Van de ICT-wereld
wil men de verzekering dat een cd-rom over honderd jaar nog te lezen
valt. Maar daar zal geen ICT-bedrijf zijn vingers aan branden, want wie
weet hoe de wereld er over honderd jaar uitziet? Wat dat betreft geldt
nog steeds het oude credo van de Koninklijke Bibliotheek: we weten niet
of we deze krant honderd jaar kunnen bewaren, maar we bewaren het wel.
Daarom: begin met proefprojecten op de departementen. Kies voor een
bepaald pakket en richt je processen zo in dat een bestand met een klik
op de knop wordt opgeslagen in het digitale archief van een
departement. Natuurlijk verlies je authenticiteit als je in de toekomst
oude documenten moet converteren naar nieuwe programmaversies. Maar dat
nadeel weegt niet op tegen de groeiende chaos. Ministers en
departementen willen een kant en klare oplossing, maar die is er op dit
moment nog niet. Dus: begin in het klein en wacht niet tot hét ei van
Columbus is gelegd.